1、明确需求和目标：

在开始招标之前，企业或组织需要明确年会的主题、规模、预算、参与人员等信息，以及希望达到的效果和目标，这些信息将有助于确定招标文件的内容和要求。

2、编写招标文件：

招标文件是向潜在的策划公司或团队传达需求和要求的重要文件，招标文件应包括年会的详细信息、预算、时间表、评审标准等内容，应明确策划公司或团队需要提供的服务范围、质量要求、交付成果等。

3、发布招标公告：

招标公告可以通过企业官网、社交媒体、行业媒体等渠道发布，在公告中应明确招标的时间、地点、联系方式等信息，并吸引潜在的策划公司或团队参与投标。

4、收集投标文件：

在招标截止日期前，收集所有投标文件，投标文件应包括策划公司或团队的资质证明、过往案例、服务内容、价格报价等信息。

5、评审投标文件：

根据招标文件中确定的评审标准，对所有投标文件进行评估和比较，评审标准可以包括策划公司或团队的经验、创意、价格、服务质量等方面。

6、选择中标者：

根据评审结果，选择最符合需求的策划公司或团队作为中标者，在选择时，应考虑策划公司或团队的专业能力、创意水平、价格合理性等因素。

7、签订合同：

与中标者签订合同，明确双方的权利和义务，合同应包括服务范围、交付成果、价格、付款方式、保密协议等内容。

8、监督执行：

在年会策划过程中，应监督策划公司或团队的执行情况，确保按照合同要求完成服务。

是年会策划招标的一般步骤，具体操作可能因企业或组织的需求和要求而有所不同，在招标过程中，应保持透明和公正，确保选择到最合适的策划公司或团队。